Ambasadoři pomáhají kongresové turistice | E15.cz

Ambasadoři pomáhají kongresové turistice

Ambasadoři pomáhají kongresové turistice
Počet delegátů se v Praze loni oproti roku 2012 snížil o 18,2 procenta na 549 225 účastníků
• 
ZDROJ: Repro Strategie
17. dubna 2014 • 07:30
Ve světě je již zcela běžné, že každá velká či významnější destinace má své „convention bureau“, tedy organizaci hájící zájmy daného města či regionu na mezinárodním poli kongresové turistiky.

Hlavním posláním convention bureau je prezentovat dané město či region ve světě jako vhodnou kongresovou destinaci s cílem přilákat co nejvíce zájemců o uspořádání různých typů akcí. Pro označení kongresového průmyslu se dnes běžně používá zkratka MICE, která shrnuje prakticky vše, co toto odvětví zahrnuje – meetings (mítinky, setkání), incentives (incentivní programy a pobyty), conventions/congresses (konference/kongresy) a exhibitions/events (veletrhy/výstavy/akce).

Samotný proces získávání jednotlivých akcí pro danou destinaci, takzvané kampaně kandidatur či bidding, není snadný a často je poměrně časově náročný. Mezinárodní konkurence je vzhledem k lukrativitě kongresového cestovního ruchu velká. Destinace mezi sebou soupeří o každou významnější mezinárodní akci. Je proto nezbytně nutné, aby při propagaci destinace spolupracovali zástupci veřejného i soukromého sektoru a napomohli tak k rozvoji kongresového průmyslu v destinaci. Výsledkem této spolupráce bývají různé formy incentivních podpor, tedy pobídek, jejichž cílem je nabídku kandidujícího města či regionu maximálně zatraktivnit a ovlivnit tak rozhodnutí organizátora ve prospěch dané destinace. V současnosti již jsou tyto pobídky významnou součástí kandidatur.

Příkladem takovéto incentivní podpory je například MHD zdarma pro účastníky mezinárodních asociačních akcí s účastí nad 500 osob pořádaných v Praze, která byla vyvinuta ve spolupráci pražského magistrátu s Prague Convention Bureau, místní organizací zastupující město na poli kongresové turistiky. Nově zde byla zavedena rovněž finanční podpora akcí s účastí převyšující 1500 osob, která může být využita například na pronájem konferenčních prostor nebo zahajovací recepci. Hostování zahajovací večeře městem, ve kterém se akce koná, dnes již nabízí většina evropských i mimoevropských destinací.

Dopady krize

Rychle se rozvíjející kongresová turistika je bezesporu ekonomicky nejpřínosnější formou cestovního ruchu. Útrata na účastníka kongresů, konferencí a jiných podobných akcí je v průměru až třikrát větší, než činí běžná útrata průměrného turisty. Pořádání významných akcí mezinárodního charakteru přináší destinaci nejen ekonomický přínos, ale také prestiž a pozitivní image v zahraničí.

Popularita Prahy jako kongresové destinace až do roku 2012 strmě stoupala. Právě rok 2012 byl dle statistik Českého statistického úřadu (ČSÚ) mimořádně úspěšný, a to nejen pro Prahu, ale také pro ostatní regiony ČR. Poslední zpráva ČSÚ, který sbírá data od hromadných ubytovacích zařízení, však ukázala, že nejenom pražská kongresová turistika zaznamenala v loňském roce citelný pokles. Současná data ukazují, že rok 2013 znamená zásadní zlom na poli domácí kongresové turistiky. Podle údajů ČSÚ se v loňském roce v našem hlavním městě konalo celkem 3427 akcí, tedy téměř o 20 procent méně než v roce 2012. Jde o nejnižší údaj o počtu akcí za posledních pět let. Se snížením počtu akcí souvisí také úbytek počtu delegátů, který se oproti roku 2012 snížil o 18,2 procenta (z 671 812 účastníků v roce 2012 na 549 225 účastníků v roce 2013).

Že jde o neblahou skutečnost na poli pražské kongresové turistiky, potvrzují také statistiky Prague Convention Bureau, které sbírá statistická data od svých členských subjektů. Podle jeho údajů se v Praze v loňském roce konalo celkem 1837 akcí, tedy o 179 méně (8,9 procenta) než v roce předchozím. Jde o údaj zjištěný na základě dat poskytnutých celkem 36 respondenty převážně z řad místních hotelů s vlastními konferenčními prostory (61 procent). Lze předpokládat, že jde pouze o dopad doznívající ekonomické krize, která před několika lety zasáhla svět. Příčina zhoršených statistických výsledků spočívá především v rostoucím tlaku velkých společností na snižování nákladů a zvyšování úspor, díky čemuž bylo pořádání mnoha finančně nákladných akcí zrušeno či přesunuto do budoucích let.

Kongresové centrum PrahaKongresové centrum PrahaAutor: Jan Rasch, Repro Strategie

Deset let anebo měsíc

Je třeba rozlišovat mezi akcemi pořádanými v rámci neziskového sektoru, takzvanými asociačními kongresy či konferencemi, a těmi, za nimiž stojí firmy či nadnárodní korporace. Zatímco asociační akce se soustředí především na trendy, edukaci a předávání poznatků a zkušeností mezi odborníky v zájmu dalšího rozvoje daného oboru, cílem korporátních akcí je především posílit povědomí o pořádajícím subjektu a jeho aktivitách například mezi jeho zaměstnanci či obchodními partnery s cílem upevnit pozici dané společnosti na trhu.Proces získávání asociačních akcí se od získávání korporátních akcí významně liší, a to zejména délkou celého procesu. Klienti z řad firem a korporací často o uspořádání akce v dané destinaci rozhodují v kratším časovém období; to znamená, že destinace může být vybrána i několik málo měsíců před jejím konáním. Naopak asociace ve většině případů plánují své kongresy a konference v delším časovém horizontu. Proces kandidatury destinace na mezinárodní kongres či konferenci zahrnuje její přípravu, předložení a prezentaci a začíná často s předstihem i 10 let před plánovanou akcí.

Kongresoví velvyslanci

K úspěšnému získávání významných mezinárodních asociačních akcí bývá ve většině případů nezbytná nejen spolupráce subjektů z řad poskytovatelů služeb, ale především zapojení místního zástupce dané mezinárodní asociace, takzvaného ambasadora nebo kongresového velvyslance. Právě to bylo důvodem založení ambasador programu, který by měl motivovat zástupce místních sdružení k vyšší aktivitě v rámci mezinárodních asociací a přivést tak více plánovaných kongresů do destinace. Ambasador program vznikl z iniciativy Prague Convention Bureau a jeho členů před čtyřmi lety a stal se základem prohlubování spolupráce s komunitou místních kongresových velvyslanců zastupujících Českou republiku v mezinárodních odborných asociacích, kteří aktivně lobbují ve prospěch destinace Prahy a posléze se zapojují do práce přípravných vědeckých, programových nebo organizačních výborů.

Ambasador program není ničím novým. S projekty stejného názvu se setkáváme u mnoha dalších convention bureaux po celém světě, z čehož je zřejmé, že spolupráce s místní vědeckou komunitou, její aktivní účast a podpora jsou skutečně důležité, a to jak pro podání kandidatury destinace a posléze pro samotnou realizaci kongresu či konference, tak za účelem zlepšit image a zvýšit atraktivitu dané kongresové destinace.

Edukační snídaně

První velkou akcí v rámci programu bylo před čtyřmi lety historicky první slavnostní předávání ocenění Ambassador Awards českým vědcům, lékařům a dalším odborníkům, kteří se významně zasloužili o rozvoj místní kongresové turistiky aktivní participací při získávání a organizaci mezinárodních kongresů na území hlavního města Prahy. V současné době se ambasador program dále rozvíjí a rozrůstá a již dávno se neomezuje pouze na zmíněné předávání cen kongresovým velvyslancům. Jeho významnou součástí je samotný proces vyhledávání potenciálních ambasadorů, ale také menší edukační akce – neformální „Snídaně s ambasadorem“, na kterých ocenění kongresoví velvyslanci předávají své zkušenosti a motivují své mladší kolegy k většímu zapojení při přípravách kongresů a konferencí, či menší společenská setkání, například koktejlové party spojené s kulturní akcí.

V současné době je snahou rozšířit ambasador program také na celonárodní úroveň, a to především prostřednictvím spolupráce s agenturou CzechTourism a regionálními convention bureaux sdruženými v Czech Convention Bureau. Program díky svému zaměření v minulosti získal podporu několika veřejných institucí, například Magistrátu hlavního města Prahy, Ministerstva pro místní rozvoj ČR či agentury CzechTourism/Czech Convention Bureau.

Autor: Kamila Bakotová, Prague Convention Bureau
 
Newsletter
Využijte služby
zasílání zpráv do vaší
e-mailové schránky!