Co Vás čeká, když plánujete svůj první event | E15.cz

Co Vás čeká, když plánujete svůj první event

Co Vás čeká, když plánujete svůj první event
Kristýna Dobiášová ráda zkouší věci na doraz
• 
ZDROJ: Archiv autora

Pavel Pichl

Vymysleli jsme si fiktivní firmu, která chce tento podzim zrealizovat svůj první event pro VIP klienty a zákazníky. Co nás bude čekat a co všechno bychom se měli od externí eventové firmy dozvědět, jsme se zeptali Kristýny Dobiášové, jednatelky společnosti Independent Events Production.

V létě jsem založil firmu na výrobu a prodej kol a docela se nám daří. Rádi bychom proto udělali vánoční klientský večírek. Co byste poradila?

Každá akce je zkrátka originál. Jde hlavně o to ujasnit si, „co chceme večírkem říct“ a kdo opravdu na večírku bude. Budou převažovat prodejci, nebo zákazníci? V jakém poměru tyto dvě skupiny budou? Pokud budou převažovat prodejci, nemusí to nutně znamenat, že se jedná o vášnivé cyklisty. Také je důležité vědět, pro kolik lidí plánujete večírek uspořádat. Důležité je i místo. Budu-li předpokládat, že se jedná o sportovní nadšence, mělo by místo odpovídat jejich naturelu. Cílem této akce je pravděpodobně klienty zaujmout, což znamená stávající si udržet a potenciální získat. Trochu je rozmazlit a každopádně všechny pobavit.

Asi vás bude zajímat rozpočet, ale tohle je náš první event, takže sám moc nevím… No – nechci, aby to stálo moc…

Naše firma je známá tím, že pracuje velmi efektivně a bez zbytečných vedlejších nákladů. My totiž nejsme žádná velká agentura o sto lidech s kreativci, co sedí denně u stolu a datlují do počítače své nápady. Independent People je malý tým. Společně tvoříme, scházíme se, vymýšlíme a kompletujeme koncept pro našeho klienta, kterého prostě chceme „dostat“. S naším týmem připravíme tři varianty – od nejlepší možné (podle nás největší bomba s největším efektem), po jednoduchou, levnou variantu, která ale také musí mít své kouzlo a splnit svůj cíl… Pak si dáme schůzku, všechno důkladně znovu probereme, vysvětlíme vám, jak je co myšleno, doplníme, co napadne vás – jde nám totiž o to, najít optimální řešení v rámci vašich finančních možností.

Kromě obchodních partnerů bychom chtěli pozvat i významné zákazníky… Ale každý je z jiné části republiky. Kde tedy udělat takový event?

A jaký má být program? Sportovní, nebo naopak pasivnější? Podle čeho volit?

Na rovinu řečeno, nechci tady z patra vymýšlet koncept pro vaši firmu a zveřejnit naše know-how, kam bychom přišli… Navíc, koncept každého eventu vytváříme týmově, takže to potřebuju předhodit kolegům. Ale pokud byste měl opravdu zájem, můžeme si o tom promluvit osobně a probrat vaše představy a možnosti. K tomu, abych připravila program, který vás osloví, vás potřebuji trochu poznat. Jsem si jistá, že vám pak budeme moci navrhnout takový program, se kterým budete spokojeni hned napoprvé.

Kolik času potřebujeme na přípravu, abychom to stihli?

Myslíte od naší první schůzky k realizaci? No, víte co, vy jste klient, vy říkáte, kdy potřebujete akci zrealizovat, to já vám nemohu nadiktovat. My stihneme ledacos. Jde o vytíženost, jak moc práce s eventem bude. Jsou akce, které připravíme do týdne, a jsou akce, na které je třeba měsíc intenzivní přípravy. Pro vaši akci bych rozhodně hledala spíše delší termín, minimálně měsíc. Pokud by byly dva, bude to jistější hlavně v rezervaci lokality, tam totiž záleží hodně na termínu. Jsou oblíbené termíny, kdy prostě všichni mají konference, nebo jsou všude svatby, anebo se blíží Vánoce – jako právě ve vašem případě. Svou roli hraje i to, že to bude naše první akce pro vás – záleží na tom, jak rychle schvalujete koncepty.

Autor: Pavel Pichl
 
Newsletter
Využijte služby
zasílání zpráv do vaší
e-mailové schránky!