Když na koneferenci, tak do hotelu | E15.cz

Když na koneferenci, tak do hotelu

Když na koneferenci, tak do hotelu
Většina hotelů nabízí kongresové prostory v různých modulech uspořádání
• 
ZDROJ: Archiv hotelů

Aleš Hudský

Pokles tržeb v konferenčních, ale i ubytovacích službách českých hotelů byl během recese posledních tří let značný. Jak se s tím české hotely vyrovnaly? Jak zareagoval jejich marketing a komunikace?

Odpovědi jsme hledali v českých hotelech rozdílné velikosti: v nadnárodních Hiltonu a InterContinentalu, středně velkém nezávislém pražském hotelu President, exkluzivním Augustine, sítích hotelů Vienna International a EuroAgentur a ve východočeském hotelu Ráj, který láká účastníky konferencí na doplňkové služby sportovního a relaxačního charakteru.

Podzim časem konferencí

Mezi nejslabší měsíce pro konání akcí patří letní prázdninové měsíce, mezi ty nejsilnější září a říjen (v hotelích Vienna International ale pozorují vzrůstající tendenci i v listopadu), v Praze i duben a květen. Převažují pracovní dny nad víkendovými. Ve skladbě klientů vedou v Praze jednoznačně zahraniční – pohybuje se od 80 % v hotelu Augustine až ke zhruba 50 % v hotelích President nebo andel’s. V krajích převažuje česká klientela. Mezinárodní kongresy jsou díky velkým prostorám a tradici doménou největších českých hotelů Hilton a InterContinental, ale i v exkluzivním hotelu Augustine s jejich „tanečním“ sálem tvoří asi pět procent pořádaných akcí. Pro většinu hotelů jsou ovšem rozhodující konference a menší jednání v saloncích. Takřka výhradně jde o korporátní byznys klientelu, snad s výjimkou svateb a jiných rodinných oslav. Velká konkurence způsobila, že dnes už všechny velké hotely nabízejí automaticky bezdrátové vysokorychlostní WiFi v celém hotelu, dataprojektory, projekční plátna, ozvučení – buď své vlastní, nebo dodávané audiovizuálními společnostmi. V pražském InterContinentalu má taková firma přímo své sídlo. Hilton nebo pražské hotely sítě Vienna International díky celosvětovým kontraktům využívají moderní zařízení svých obchodních partnerů.

Hilton Prague: s ergonomickými židlemi

Tento hotel je se svými 791 pokoji největším v Česku a imponující je i jeho zázemí pro organizátory konferencí a kongresů: velikost prostorů pro jejich konání je téměř 5 tisíc čtverečních metrů. Do kongresového sálu se vejde 1500 hostů. Pak tu je ještě společenský sál pro 650 hostů (mezi oběma velkými sály je multifunkční foyer vhodný pro coffee breaky) a navíc 33 multifunkčních zasedacích a banketních salonků. Obchodníci přijíždějící do hotelu na konferenci mohou využít klubovou místnost Executive Lounge vhodnou pro práci na počítači, relaxaci nebo na pracovní schůzky s občerstvením zdarma po celý den. Hotelové prospekty vyzdvihují skutečnost, že mítinkové salonky jsou prosvětlené a zvukotěsné a hlavně jsou vybaveny ergonomickými židlemi, které „uvolní napětí“ při dlouhých schůzích. Již čtyřikrát obdržel Hilton TTG Travel Awards jako nejlepší hotel v Česku, Business Traveller Magazine ho vyhlásil jako nejlepší hotel pro firemní klientelu ve východní Evropě…

InterContinental: konference a… svatby

Pražský InterContinental převzali počátkem roku noví vlastníci a pustili se do rozsáhlých renovací právě konferenčních prostor – během roku zrekonstruují veškeré menší konferenční místnosti včetně těch v 9. patře s výhledem na starou Prahu. Do kongresového sálu se vejde 600 osob, v jeho těsné blízkosti jsou situovány menší jednací salonky pro 20–80 osob. Hlavní konferenční klientelou hotelu jsou korporátní společnosti z USA, Velké Británie, Francie a Německa. Převažují konference pro 100–200 delegátů s průměrnou dobou trvání 2,5 dne. Hotel je díky své poloze v centru Prahy a dobrému parkování vyhledáván i lokálními společnostmi a vládními institucemi pro semináře, tiskové konference, plesy a recepce. V posledních několika letech se v něm silně rozvíjí nový trend, a to jsou svatební obědy či celodenní svatby včetně svatebních obřadů, zejména na terase restaurace Zlatá Praha. President: dobré služby v útulném prostředí

Pokud organizátoři vyžadují špičkové služby, nechtějí se ale potkávat v hotelu se stovkami dalších „kongresmanů“, pak může být řešením středně velký hotel, jako je hotel President. Hotel láká organizátory konferencí svojí polohou na břehu Vltavy v těsném sousedství Starého a židovského města, moderním kongresovým zázemím a hlavně výhledem. Z řady pokojů je totiž vidět na Pražský hrad nebo na Vltavu. Se svými 130 pokoji a 6 konferenčními místnostmi s kapacitou 200 osob je hotel vhodný pro menší a středně velké akce. Přitom poskytuje obdobné zázemí jako olbřímí Hilton: exekutivní patro se 27 pokoji pro obchodní klientelu, exekutivní lounge, WiFi v celém hotelu. Firmy do hotelu láká i zdejší vyhlášená kuchyně vedená chefem Milanem Peškem, specialistou na francouzskou a moderní českou kuchyni. A taky zákusky jako od maminky, které připravuje zdejší cukrář Martin Pašingr.

Klientelu kongresů a konferencí v hotelu President řeší Zuzana Neumannová. „Jde většinou o stálé zákazníky, jejichž akce se opakují,“ říká Neumannová. „Proč se k nám vracejí? Podle vyhodnocení dotazníkového šetření, které mezi účastníky konferencí provádíme, hodnotí kladně kvalitu služeb, lokalitu, dostupnost hotelu a také dobrou kuchyni. Zhruba 80 % z nich nás oslovuje přímo, zbylých 20 % klientů nám zajišťují cestovní kanceláře.“ Hotel je od sídla české vlády jen přes Vltavu, a tak si tu na kávu chodí řada politiků a občas sem umístí své akce. Tou největší bylo v době českého předsednictví EU zasedání evropských expertů na výpočetní techniku. Hotel je také oblíbeným místem prezentace vín a potravinářských výrobků.

EuroAgentur: konference po celém Česku

Hotelová společnost EuroAgentur má v nabídce 16 hotelů v Česku, které nabízejí prostory a sály pro pořádání konferencí, kongresů a obchodních setkání. Mezi nejvýznamnější hotely se řadí Tereziánský dvůr v Hradci Králové se čtyřmi konferenčními prostory a kapacitou hlavního sálu pro 265 osob. Exkluzivně řešený prostorný hotel v uzavřeném čtvercovém půdorysu spojuje historickou budovu Nálepkových kasáren z 18. století s moderní přístavbou kongresového sálu s restaurací a wellness centrem. Konferenční prostory nabízí hotelová síť i v dalších městech: Business Hotel Jihlava (5 prostor pro 190 osob), Hotel Churáňov (100 osob), v Praze pak Hotel Downtown (2 prostory pro 70 osob), a letištní Ramada Airport Hotel (4 prostory, 30 osob). Všechny prostory jsou variabilní a lze je přeměnit na upořádání jako v divadle, ve škole, do písmene U, I nebo T nebo pro potřeby rautu či banketu.

Po konferenci na golf nebo na kolo

Stále oblíbenější mezi firmami je situovat konání konference nebo teambuilding do rekreačních zařízení. Řada z nich už na to zareagovala a vybudovala konferenční nebo školicí místnosti. Sportovní zařízení pod širým nebem, bazény nebo tělocvičny pak nabízejí účastníkům konferencí pro relaxaci po celodenním jednání či školení. Takhle svůj hotel Ráj v Srbsku v Českém ráji určený původně pro rodinnou klientelu přebudovala společnost Relevant. Využívají ho v jarních a podzimních měsících z 90 % firmy, pro které je tento prostor skloubením práce se sportem a relaxací. Jak říká manažer Rostislav Palla, firemní klientelu zastupují velké společnosti z oblasti financí, obchodu a služeb, ale i menší společnosti a státní správa. „Délka pobytu kolísá mezi 2–3 dny“. K dispozici tu mají dvě školicí místnosti, které pojmou kolem 110 osob. Hotel nabízí také teambuildingové programy na čerstvém vzduchu. Týmy se budují u bazénu a na třech tenisových kurtech, na hřišti na plážový volejbal, badmintonovém kurtu, při pétanque či na minigolfu. Za deště lze využít sportovní halu s fitness, bowlingem, kurt na squash a vyhledávanou lezeckou stěnu. Je tu možnost vypůjčení horských kol. Novinkou areálu je golfové devítijamkové hřiště, které slouží jako veřejné – to znamená, že zde lze hrát i bez Zelené karty.

Jak získávat kongresmany

Všechny pražské hotely zaměřené na kongresovou turistiku pocítily ekonomickou krizi v uplynulých letech sníženým zájmem klientu a enormním tlakem na udržení minimálních nákladů. Krize se v hotelích projevila menší poptávkou ze zahraničí v segmentu korporátních akcí a ve snížení počtu účastníků a doby pobytu. Nicméně začátek tohoto roku byl snad jistým zlomem, např. v InterContinentalu zaznamenali silný nárůst konferencí zejména ze Spojených států a Velké Británie. Nejvíce zastoupeným segmentem jsou farmaceutické a finanční společnosti a konzultační firmy. Hlavním rozdílem předkrizových let a současnosti podle obchodního ředitele pražského InterContinentalu Jiřího Beneše je, že klient je většinou flexibilní v destinaci a termínu akcí, což mu dává výhodu výběru nejvýhodnější cenové nabídky. Hotely se této situaci snaží čelit oslovováním nových potenciálních klientů, přípravou akcí na míru klientům a nabídkou speciálních, časově omezených balíčků. Zástupci velkých hotelů, ale i Prague Convention Bureau (PCB) cestují za klienty po celém světě na osobní schůzky a prezentace. V segmentu domácích konferencí v českých městech, který je doménou EuroAgentur, se dříve pořádaly převážpro ně vícedenní akce, při kterých se plně zaplnily ubytovací kapacity, ale po krizi se podle marketingové manažerky Anety Pondělíčkové jedná spíše o jednodenní záležitosti či jen několikahodinová setkání bez ubytování.

O konferenčním marketingu

Velké hotely se spolu s PCB podílejí na marketingové strategii Prahy v oblasti segmentu MICE a na vytváření celkového obrazu Prahy jako top destinace pro tento segment. Klienty oslovují na pravidelných mezinárodních veletrzích, nezapomínají ani na lokální klientelu, které jsou zasílány pravidelné aktuální nabídky a informace. Pro pražské Hiltony se podle PR a marketingové manažerky Lenky Piskové jako jeden z nejlepších marketingových nástrojů ukázal Hilton HHonors Event Bonus Programme, kdy organizátor za každý zaplacený dolar obdrží na svůj účet 1,5 bodu nebo 1 bod a 1 leteckou míli (podle svého Frequent Flyer programu u své letecké společnosti). Tyto body potom mohou být použity na bezplatné letenky a ubytovaní v celém řetězci hotelu Hilton kdekoli na světě. Podle zpětných reakcí od jejich partnerů je tento program velice oblíben. Do konce září mají také organizátoři akci možnost získat milion věrnostních bodů HHonors, když zarezervují akci podle daných kritérií nabídky.

InterContinental Praha využívá kromě tradičních marketingových nástrojů, jako jsou přímé návštěvy stávajících a potenciálních klientů nebo pořádání prohlídek hotelu, zejména „armádu“ 1500 obchodních zástupců mateřské společnosti InterContinental Hotels and Resorts. Díky své dlouholeté historii a minimální fluktuaci zaměstnanců (méně než 10 % ročně) jsou přímé kontakty obchodního oddělení klíčovým úspěchem hotelu. Hotely skupiny EuroAgentur využívají především PPC kampaně, vlastní webové stránky věnované kongresovým hotelům, prezentují se na webových portálech zaměřených na kongresovou a incentivní turistiku, vydávají tištěný katalog konferenčních prostor pro obchodní partnery, na veletrhy apod. Účastní se veletrhů ve Frankfurtu (Imex) nebo v Barceloně (EIBTM).

Autor: Aleš Hudský
 
Newsletter
Využijte služby
zasílání zpráv do vaší
e-mailové schránky!